Pengabdian di Balik Lembar Buku: 27 Tahun Kiprah Pustakawan Pengadaan*
Oleh : Rosyidah (Pustakawan UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon)
Pendahuluan
Perpustakaan adalah jantung dari institusi pendidikan. Ia tidak sekadar tempat menyimpan buku, melainkan pusat informasi & ilmu pengetahuan, tempat bertemunya masa lalu, masa kini, dan masa depan melalui koleksi yang dimilikinya. Di balik rapi tersusunnya buku-buku di rak, terdapat kerja serius dari pustakawan yang seringkali luput dari perhatian. Salah satu bagian yang memiliki peran penting adalah pengadaan koleksi, yang menjadi pintu pertama masuknya sumber-sumber pengetahuan ke perpustakaan. Tanpa adanya proses pengadaan yang baik, mustahil perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pemustaka secara optimal.
Tulisan ini akan membahas tentang tugas pustakawan di bagian pengadaan koleksi, khususnya di Perpustakaan UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon, dengan menyoroti perjalanan panjang Ibu Eti Subernati, S.Sos., pustakawan senior yang telah mendedikasikan dirinya selama lebih dari 27 tahun. Dari kisah beliau, kita bisa melihat bagaimana suka duka dalam mengemban tanggung jawab besar ini, serta tantangan yang dihadapi dalam era digital saat ini.
Tugas Pustakawan Bagian Pengadaan
Secara umum, pengadaan koleksi di perpustakaan mencakup seluruh kegiatan untuk memperoleh bahan pustaka, baik berupa buku, jurnal, majalah, maupun sumber digital. Menurut Darmono (2007), pengadaan adalah proses pemilihan, pembelian, dan pencatatan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pemustaka (user). Tugas pustakawan dalam hal ini tidak sekadar mengadakan koleksi bahan pustaka melalui pembelian buku, dll tetapi mencakup:
1. Identifikasi kebutuhan pengguna
Pustakawan perlu memahami kebutuhan informasi sivitas akademika meliputi mahasiswa, dosen, karyawan & peneliti. Proses ini biasanya dilakukan melalui survei, usulan, atau evaluasi koleksi yang sudah ada.
2. Seleksi koleksi
Tidak semua buku yang diterbitkan layak masuk perpustakaan. Pustakawan harus menyeleksi dengan mempertimbangkan kualitas, relevansi, dan kebermanfaatannya untuk mendukung kurikulum dan penelitian.
3. Pengadaan buku baru
Pengadaan bisa dilakukan melalui pembelian, hibah, pertukaran, atau deposit. Pustakawan harus memastikan prosedur administrasi berjalan sesuai aturan, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
4. Pencatatan dan inventarisasi
Setelah buku masuk, pustakawan mencatat dalam daftar inventaris agar koleksi terdokumentasi dengan baik sebelum masuk ke tahap pengolahan teknis.
Dengan demikian, pustakawan pengadaan tidak hanya berurusan dengan buku fisik, melainkan juga strategi bagaimana perpustakaan mampu menghadirkan pengetahuan yang selalu relevan.
Kisah Perjalanan Ibu Eti Subernati: 27 Tahun Mengabdi
Dalam sebuah wawancara yang dilakukan di ruang kerjanya, Ibu Eti Subernati, S.Sos., berbagi kisah perjalanan panjangnya sebagai pustakawan di bagian pengadaan Perpustakaan UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon. Beliau sudah lebih dari tiga dekade menjalankan tugasnya, suatu pengabdian yang penuh makna.
Menurut Ibu Eti, ada banyak suka yang dirasakan selama bertugas. Salah satunya adalah kesempatan untuk selalu berinteraksi dengan pengetahuan baru.
“Sukanya, tentu saya jadi tahu lebih dulu buku-buku baru apa saja yang akan masuk ke perpustakaan. Itu seperti mendapat ilmu segar setiap hari. Apalagi kalau ada buku-buku karya ilmiah yang sedang hangat diperbincangkan,” jelasnya dengan semangat.
Namun, di balik itu, ada pula tantangan yang tidak ringan. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi begitu cepat, sehingga pustakawan pengadaan harus selalu menyesuaikan diri.
“Kesulitannya, kami harus terus melakukan updating koleksi. Buku-buku baru terbit begitu banyak setiap tahunnya, sementara kita harus menyesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran. Kadang ada gap antara koleksi yang tersedia dan perkembangan terbaru di lapangan,” tambah beliau.
Selain itu, ada satu tantangan yang menurut beliau masih sering dihadapi hingga kini, yaitu mengakomodasi karya-karya dosen di lingkungan UIN Siber Syekh Nurjati.
“Sampai sekarang masih banyak karya dosen yang belum terakomodasi di perpustakaan. Padahal itu penting untuk menjadi rujukan, sekaligus bukti kontribusi akademik kampus. Mengumpulkan karya dosen ini memang tidak mudah, karena banyak yang belum menyerahkan karyanya,” tutur Ibu Eti.
Pernyataan ini menggambarkan bahwa pengadaan tidak hanya menyangkut buku dari penerbit luar, tetapi juga hasil karya civitas akademika yang seharusnya menjadi kekayaan institusi.
Dinamika dan Tantangan di Era Digital
Seiring dengan kemajuan teknologi, tugas pustakawan bagian pengadaan semakin kompleks. Tidak hanya fokus pada buku cetak, mereka kini juga harus mengelola koleksi digital, seperti e-book, e-journal, hingga database online. Menurut Lasa HS (2017), tantangan utama pengadaan di era digital adalah bagaimana pustakawan mampu menyeimbangkan kebutuhan akan koleksi cetak dan digital dengan anggaran yang terbatas.
Bagi Ibu Eti, perubahan ini merupakan bagian dari dinamika yang harus dihadapi.
> “Sekarang mahasiswa banyak yang mencari jurnal atau buku digital. Jadi perpustakaan juga harus berusaha menyediakan. Itu berarti pustakawan harus terus belajar dan tidak bisa hanya terpaku pada cara-cara lama,” jelasnya.
Pentingnya Peran Pustakawan Pengadaan
Dari pengalaman Ibu Eti, terlihat jelas bahwa pustakawan pengadaan adalah garda terdepan dalam memastikan ketersediaan informasi di perpustakaan. Tanpa mereka, perpustakaan bisa saja tertinggal dalam menyediakan literatur yang relevan.
Peran ini semakin vital di perguruan tinggi, karena kualitas koleksi sangat berpengaruh pada mutu penelitian dan pembelajaran. Seperti dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki (1993), kualitas sebuah perpustakaan perguruan tinggi dapat dilihat dari sejauh mana koleksinya mampu mendukung kurikulum dan penelitian.
Penutup
Kisah Ibu Eti Subernati adalah gambaran nyata bahwa tugas pustakawan pengadaan bukanlah pekerjaan mudah. Dibutuhkan dedikasi, ketelitian, dan kepekaan terhadap perkembangan ilmu pengetahuan. Di satu sisi, ada kebahagiaan karena selalu bisa berinteraksi dengan pengetahuan baru. Di sisi lain, ada tantangan besar untuk selalu menyesuaikan diri dengan perkembangan terbaru dan memastikan karya akademik dosen terakomodasi dengan baik.
Perjalanan 27 tahun pengabdian beliau menjadi bukti bahwa di balik rapi tersusunnya koleksi perpustakaan, ada kerja keras yang tidak selalu terlihat. Tugas pustakawan pengadaan memang penuh tanggung jawab, tetapi juga sarat makna, karena dari merekalah awal pengetahuan itu masuk dan kemudian dibagikan kepada dunia akademik.
Daftar Pustaka
Darmono. (2007). Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja. Jakarta: Grasindo.
Lasa HS. (2017). Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Ombak.
Sulistyo-Basuki. (1993). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.
Wawancara dengan Ibu Eti Subernati, S.Sos., pustakawan bagian pengadaan Perpustakaan UIN Siber Syekh Nurjati Cirebon, 2025.