Manajemen Adaptif dalam Pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Berbasis Digital
oleh : Syibli Maufur
dipublish Tgl 17 Oktober 2025
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi dalam dua dekade terakhir telah membawa perubahan besar pada ekosistem perguruan tinggi, termasuk cara perpustakaan dikelola dan memberikan layanan kepada pengguna. Perguruan tinggi dituntut untuk menyediakan sarana belajar yang relevan dengan kebutuhan generasi digital, sehingga perpustakaan tidak lagi cukup berfungsi sebagai tempat penyimpanan buku fisik, tetapi harus berubah menjadi pusat informasi digital yang dinamis, responsif, dan mampu beradaptasi dengan cepat. Dalam konteks tersebut, manajemen adaptif menjadi salah satu pendekatan strategis yang relevan untuk memastikan perpustakaan tetap mampu memenuhi kebutuhan pengguna di tengah perubahan pesat teknologi dan perilaku informasi mahasiswa maupun dosen.
1. Konsep Manajemen Adaptif
Manajemen adaptif pertama kali diperkenalkan dalam bidang pengelolaan sumber daya alam sebagai pendekatan pengelolaan yang fleksibel dan berbasis pembelajaran (Holling, 1978). Pendekatan ini mengutamakan proses trial and learning, yaitu mencoba kebijakan atau program tertentu, melakukan evaluasi, kemudian memperbaikinya berdasarkan hasil evaluasi tersebut. Inti dari manajemen adaptif adalah kemampuan untuk merespons perubahan lingkungan secara cepat dan akurat. Dalam konteks perpustakaan perguruan tinggi, manajemen adaptif memungkinkan layanan perpustakaan mengalami pembaruan berkelanjutan sesuai kebutuhan pengguna dan kemajuan teknologi digital (Sewell, 2020).
Karakteristik utama manajemen adaptif meliputi fleksibilitas, responsivitas, kemampuan bereksperimen, serta penggunaan data dalam pengambilan keputusan. Perpustakaan yang menerapkan manajemen adaptif tidak terikat pada prosedur yang kaku, tetapi mendorong inovasi dan evaluasi rutin sehingga kebijakan yang diterapkan selalu relevan.
2. Perpustakaan Perguruan Tinggi dalam Ekosistem Digital
Transformasi digital yang melanda dunia pendidikan membuat perpustakaan tidak lagi dipandang sebagai bangunan fisik semata, tetapi sebagai digital learning hub yang menyediakan layanan berbasis teknologi. Perpustakaan perguruan tinggi harus terintegrasi dengan berbagai platform digital seperti e-journal, repository institusi, e-books, learning management system (LMS), serta layanan referensi virtual. Menurut Cox dan Pinfield (2014), pengelolaan data riset, akses terhadap basis data ilmiah, dan literasi informasi digital menjadi tuntutan baru yang harus dipenuhi perpustakaan perguruan tinggi.
Perubahan perilaku pengguna juga menjadi faktor penting. Mahasiswa lebih memilih akses informasi yang cepat, kapan saja, dan melalui perangkat mobile. Dosen dan peneliti memerlukan akses jarak jauh ke jurnal internasional dan repositori data ilmiah untuk mendukung penelitian mereka (Kennan, 2015). Oleh karena itu, perpustakaan harus bertransformasi menjadi lebih inovatif, responsif, dan berbasis layanan digital.
3. Penerapan Manajemen Adaptif dalam Pengelolaan Perpustakaan Digital
a. Perencanaan (Planning) yang Fleksibel dan Berorientasi Pengguna
Penerapan manajemen adaptif dimulai dari perencanaan yang tidak kaku, dapat berubah sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna. Rowley (2011) menekankan bahwa rencana layanan perpustakaan harus mengadopsi pendekatan user-centered design, yaitu mengutamakan pengalaman pengguna. Pada tahap ini, perpustakaan melakukan pemetaan kebutuhan, tren teknologi baru seperti cloud library, discovery service, dan kecerdasan buatan.
Perencanaan adaptif juga melibatkan pemanfaatan data statistik penggunaan database dan repository untuk menentukan prioritas pengembangan koleksi digital. Dengan demikian, keputusan manajerial tidak didasarkan asumsi, tetapi pada pola penggunaan nyata.
b. Pengorganisasian (Organizing) yang Dinamis
Transformasi digital menuntut perubahan struktur organisasi perpustakaan. Corrall (2010) menyatakan bahwa peran pustakawan bergeser dari pengelola koleksi fisik menjadi blended professional yang menguasai kurasi digital, manajemen data penelitian, serta pendampingan akademik melalui pelatihan literasi informasi.
Pengorganisasian adaptif mencakup:
Pembentukan tim teknologi informasi internal yang khusus menangani sistem digital. Penataan ulang job description pustakawan agar selaras dengan kebutuhan layanan digital. Dan Kolaborasi lintas unit seperti fakultas, pusat IT, dan pusat riset kampus
Cara kerja organisasi tidak lagi hierarkis, tetapi kolaboratif dan fleksibel sehingga cepat merespons perubahan.
c. Pelaksanaan (Actuating) Layanan Berbasis Teknologi
Tahap pelaksanaan merupakan inti dari perwujudan perpustakaan digital. Borrego et al. (2015) menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus menyediakan akses terhadap e-journal, e-book, dan portal digital yang mudah dijangkau. Layanan lain yang umumnya berkembang adalah:
Digital library berbasis web yang dapat diakses 24 jam .
Institutional repository untuk menyimpan karya ilmiah dosen dan mahasiswa.
Layanan referensi virtual melalui chat, email, atau platform AI.
Aplikasi mobile library.
Integrasi layanan perpustakaan dengan LMS.
Selain itu, layanan literasi informasi diarahkan ke bentuk daring melalui video tutorial, webinar, dan modul interaktif. Hal ini membantu meningkatkan literasi digital mahasiswa dan dosen.
d. Evaluasi (Controlling) Berkelanjutan
Evaluasi merupakan elemen penting dalam manajemen adaptif. Li (2022) menegaskan bahwa perpustakaan digital perlu melakukan evaluasi penggunaan database, performa sistem, serta tingkat kepuasan pengguna untuk menentukan langkah perbaikan. Evaluasi dapat meliputi:
Analisis statistik penggunaan digital collection.
Survei pelayanan secara periodik.
Monitoring keamanan data dan sistem.
Peninjauan ulang kontrak lisensi dengan vendor database.
Melalui siklus evaluasi yang rutin, perpustakaan mampu menyesuaikan kebijakan dengan kondisi terbaru.
4. Tantangan dalam Menerapkan Manajemen Adaptif
Walaupun memiliki banyak keunggulan, penerapan manajemen adaptif tidak lepas dari tantangan. Watson (2021) mengidentifikasi beberapa tantangan kunci, antara lain keterbatasan anggaran untuk langganan basis data, keragaman tingkat literasi digital pustakawan, kesiapan infrastruktur teknologi, serta keamanan data pengguna. Selain itu, masih terdapat sebagian pengguna yang belum terbiasa beralih dari koleksi fisik menuju layanan digital, sehingga perpustakaan harus menyediakan program pendampingan.
5. Keuntungan Penerapan Manajemen Adaptif
Penerapan manajemen adaptif membawa banyak manfaat bagi perpustakaan perguruan tinggi. Parry (2019) menjelaskan bahwa manajemen adaptif mampu meningkatkan kualitas layanan, mempercepat inovasi digital, dan meningkatkan efisiensi operasional. Pustakawan yang memiliki kapasitas digital yang baik juga berdampak pada peningkatan kualitas literasi informasi mahasiswa. Dari sisi institusi, perpustakaan yang adaptif menjadi strategi penting dalam mendukung akreditasi dan reputasi akademik.
Daftar Pustaka
Borrego, Á., Anglada, L., Sánchez, J., & Serrano, J. (2015). Use and users of electronic journals at Catalan universities: The impact of the digital transition. Journal of Academic Librarianship, 41(1), 67–74.
Corrall, S. (2010). Educating the academic librarian as a blended professional: A review and case study. Library Management, 31(8/9), 567–593.
Cox, A. M., & Pinfield, S. (2014). Research data management and libraries: Current activities and future priorities. Journal of Librarianship and Information Science, 46(4), 299–316.
Holling, C. S. (1978). Adaptive environmental assessment and management. John Wiley & Sons.
Kennan, M. A. (2015). Open access and the future of scholarly communication: Policy and infrastructure developments. Australian Academic & Research Libraries, 46(4), 261–273.
Li, S. (2022). Digital library performance measurement in higher education institutions. Library Hi Tech, 40(3), 624–642.
Parry, D. (2019). Managing digital transformation in academic libraries: A strategic perspective. Information and Learning Sciences, 120(7/8), 495–508.
Rowley, J. (2011). e-Learning in libraries: Experiences and expectations. The Electronic Library, 29(1), 103–113.
Sewell, R. (2020). Adaptive management strategies in university libraries: Responding to global digital shifts. Journal of Academic Librarianship, 46(5), 102183.
Watson, A. (2021). Challenges of digital library implementation in higher education. Library Management, 42(6/7), 431